為進一步推進“放管服”改革、提升“不見面”服務水平，優化營商環境，無錫市住房公積金管理中心（以下簡稱“中心”） 通過現有系統分析、電子檔案系統調研，系統可行性分析，對電子檔案系統項目進行立項、規劃。中心電子檔案系統規劃將以存量數字化、增量電子化、存檔在線化、利用網絡化、管理系統化“五化”戰略為目標，形成從采集、歸檔、存儲、利用、統計、借閱、鑒定、銷毀等檔案全生命周期的電子化管理。

　　 一、檔案影像系統現狀及問題

　　 （一）目前中心檔案影像系統現狀

　 　為提高中心內部管理和對外服務水平， 2013年中心上線了檔案影像系統，初步實現了業務檔案的無紙化和電子化。前臺操作人員通過高拍儀對職工提供的紙質業務材料拍照并上傳至服務器保存，后道業務流程可以隨時隨地查閱，突破了因傳統紙質業務檔案流轉而帶來的地域限制和效率低下的問題；同時系統對與其他部門信息共享取得的業務材料電子信息也作為業務檔案進行了保存，檔案影像系統的上線大大提升了中心的管理和服務水平。

　　 （二）檔案影像系統存在的問題

　　 2013年上線的檔案影像系統雖然大大提高了中心的管理和服務水平，但也存在以下幾個問題：一是所有業務(包括線下、線上業務)檔案影像數據從采集、傳輸到后臺存儲均采用明碼的形式，存在被人為篡改的風險，同時如果中心與職工發生糾紛，存在不被有關部門采信的風險；二是我中心目前給繳存單位、繳存職工出具有關證明材料仍需客戶來柜面辦理，人工出具；三是中心與繳存職工、繳存單位簽訂的貸款合同、托收協議等仍是紙質形式，業務辦理回執仍需紙質打印后由客戶簽字等。

　　 二、電子檔案建設內容

　　 電子檔案系統建設將涵蓋了中心貸款、歸集、提取等公積金業務。通過結合CA簽名、人臉識別等技術，中心與繳存職工、繳存單位簽訂的類似貸款合同、托收協議等各類合同和協議等均可以線上簽署。中心通過互聯網可以為繳存單位或者個人出具有電子簽章的證明材料，進一步提升中心“不見面”服務水平。同時提供檔案復用功能，職工辦理業務時可對前面留存的檔案進行復用，達到職工不帶資料的目的。

　　 電子檔案管理系統將采用分布式存儲、數據文檔服務、數字證書、簽名服務器等技術手段保證數據安全和法律效力，以及參考綜合服務平臺建設導則的技術規范確定了電子檔案系統的分層架構，保證電子檔案系統的安全性。

　　 三、電子檔案系統的建設成效與意義

　　 為了解決上述問題，進一步推進“放管服”改革和提升“不見面”服務水平，真正按照檔案管理規范來實現中心所有公積金業務檔案的電子化，并保證電子檔案的法律效力，我中心于2019年啟動了電子檔案系統建設工作，通過公開招標確定了北京網智易通科技有限公司為我中心建設電子檔案管理系統。新的電子檔案管理系統將采用分布式存儲、數據文檔服務、數字證書、簽名服務器等技術手段保證數據安全和法律效力，以及參考綜合服務平臺建設導則的技術規范確定了電子檔案系統的分層架構，保證電子檔案系統的安全性。電子檔案系統具有以下特點：

　　 (1)、電子檔案系統完全執行國家2016年修訂發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，同時根據《中華人民共和國電子簽名法》的要求，運用電子簽章、時間戳、數據封裝等技術，從每一份檔案(包括業務檔案、電子數據、音頻視頻文件、電子簽名等)的采集、傳輸、存儲等所有環節采用數字證書進行加密以杜絕人為篡改的可能，實現檔案數據的真實、可靠、完整、可用，確保歸檔的各種形式的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。

　　 (2)、電子檔案系統對電子檔案的采集、歸檔、存儲、利用、統計、借閱、鑒定、銷毀等各個環節的檔案全生命周期管理，完全符合國家檔案局頒發的《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》以及《紙制檔案數字化技術規定》等相關規定。

　 　(3)、電子檔案系統管理范圍涵蓋中心所有的貸款、歸集、提取等公積金業務以及財務檔案、OA檔案、行政執法檔案等。

　　 (4)、通過電子檔案管理系統結合CA簽名、人臉識別等技術，未來我中心與繳存職工、繳存單位簽訂的類似貸款合同、托收協議等各類合同和協議等均可以線上簽署，進一步提升中心“不見面”服務水平。

　　(5)、需要中心對繳存單位或者個人出具的繳存證明、異地貸款證明、公司上市證明等所有證明材料，經單位或職工網上申請后，電子檔案系統會將證明材料轉化為帶有中心電子簽章的PDF電子文件，并通過互聯網推送給單位或職工，同時提供互聯網驗證渠道。

　 　(6)、電子檔案系統可提供檔案復用功能，系統對職工來中心辦理業務之后收集的相關資料進行留存，當職工第二次來辦理相關業務時可根據實際情況對第一次留存的檔案進行復用。通過檔案復用功能，達到職工少帶資料甚至不帶資料的目的

　　 （7）、優化提升住房公積金管理信息系統建設，有效地提高了中心檔案查詢的效率。可以使檔案管理工作向制度化、規范化、科學化的方向發展，不僅可以防止檔案原本的遺失，還可以有效的防范檔案被人為修改或者造假情況的產生。

　　 四、未來發展方向

　　 中心信息化建設緊緊圍繞“放管服”改革要求，以優化營商環境為原則，高起點規劃、高標準建設、高質量推進，不斷提高中心信息化建設水平。

　　 （一）繼續完善“一中心、兩系統、六平臺”建設。一中心即賬務處理中心，兩系統即公積金管理信息系統、監控預警系統，六平臺即微信公眾號、網上營業廳、12329熱線、綜合服務管理平臺、短信息推送平臺、安全運維管理平臺。

　　 通過嚴格規范線上服務、統一管控各類渠道、妥善對接政務平臺、強化安全保障機制和加大監督指導力度五個方面進一步完善“一中心、兩系統、六平臺”建設。通過多角度、多維度對信息系統進行監控，確保中心信息系統安全、穩定、高效運行。

　　 （二）加快電子檔案系統建設。電子檔案系統逐步向單位管理實行全方位覆蓋，目前我中心在電子檔案建設上對業務工作進行了覆蓋，今后將逐步擴展到信息系統運維日志檔案，各種報表、數據上報等所有的管理工作，以實現中心所有管理工作的檔案留痕。